Knowledge Management Tools
Knowledge management tool adalah perangkat dan infrastruktur yang digunakan untuk memfasilitasi dan mengakselerasi proses-proses yang ada dalam KM, seperti knowledge creation, knowledge retention, knowledge transfer dan knowledge utilization. Biasanya KM tool berbasis aplikasi IT.
Tujuh kategori utama dari tool-tool KM adalah:
• tool-tool komputasi kolaboratif, untuk mengalirkan knowledge di dalam organisasi
• Knowledge servers, untuk menyimpan dan menyediakan akses ke knowledge repository
• EKP (Enterprise Knowledge Portal)
• EDM (Electronic Document Management)
• Knowledge harvesting tools
• Search engines, untuk menemukan knowledge dalam repository
• KM suites
Klasifikasi KM Teknologi menurut Ruggles (1997) :
- Memperbaiki dan memungkinkan kreasi, kodifikasi dan transfer pengetahuan
- Menghasilkan pengetahuan
- Menkodifikasi pengetahuan dan membuatnya tersedia bagi orang lain
- Transfer pengetahuan untuk mengurangi masalah
KM Technology ClassificationRollet (2003) berdasarkan dengan mengikuti beberapa skema/ pola :
1. Communication
2. Collaboration
3. Content creation
4. Content management
5. Adaptation
6. eLearning
7. Personal tools
8. Artificial intelligent
9. Networking
Content Management tools :
- Mengelola isi yang bermanfaat/bermakna
- Dimulai dari kreasi isi, memodifikasi, penanganan yang terkini, kombinasi, pembuatan keputusan dan diakhiri dengan pengarsipan
Ada beberapa software yang telah mendukung KM,
• Lotus Notes
• Phpgroupware
• Phprojekt
• MS Project
Bisa pula dibangun dengan bahasa program tertentu kemudian digabung dengan
database yang handal yang mampu menangani pencarian kompleks, kemudian dipadu
lagi dengan program-program yang mempunyai kepintaran buatan, terakhir di polish
dengan interface yang memudahkan dan friendly bagi user maka akan jadi sebuah
sistem KM yang baru.
Jika perusahaan ingin menerapkan sistem KM, yang harus dipikirkan adalah
infrastruktur (hardware dan software) yang ada, biaya yang dikeluarkan, sistem reward
yang digunakan jika ada karyawan yang men-submit ilmunya, atau bisa juga ada sistem
punishment ? tapi tidak mungkin lah ada sistem punishment ini, karena para staff adalah
orang-orang bijakasana bukan ? Berbagilah pengetahuan, sebab jika pengetahuan
semakin diketahui oleh banyak orang, semakin kuatlah pengetahuan itu. Orang yang
berpikiran rendah, hanya akan mendapatkan hasil yang rendah, sedangkan orang yang
berpikiran tinggi akan juga mendapatkan hasil yang maksimal.
Knowledge Management Arsitektur
Arsitektur KM didefinisikan sebagai deskripsi tentang komponen dan kapabilitas serta keterkaitan atau interrelationship antar komponen dalam merealisasikan keuntungan dan manfaat KM terhadap perusahaan.
Tujuan penyusunan arsitektur KM adalah untuk menyediakan kerangka dan landasan bagi pengembangan dan pengoperasian inisiatif KM.
 |
Gambar 1 : 4 Elemen Dasar Arsitektur KM
|
Strategi Knowlegde Management
• Strategi KM merupakan penjabaran dari strategi bisnis perusahaan.
• Dalam strategi KM diformulasikan visi, misi dan objektif strategis dari pengelolaan knowledge yang mendukung visi, misi dan objektif perusahaan
• Tahapan selanjutnya dilakukan identifikasi tentang langkah-langkah apa yang harus diterapkan dari sisi KM dalam mendukung pengimplementasian strategi bisnis dan pencapaian objektif strategis dari perusahaan
Peran dan Value Proposition Knowlege Management
• Pada saat awal implementasi KM, para karyawan dan manajemen memiliki pemahaman yang sangat bervariasi terhadap KM
• Manajemen harus memutuskan peran dan value proposition dari KM untuk periode tertentu, yang pada periode selanjutnya dapat dievaluasi.
3 pilihan peran yang dapat muncul dalam pengelolaan knowledge :
- KM diarahkan untuk mengelola knowledge sebagai produk. Artinya pengelola knowledge mengkonsentrasikan diri dalam melakukan kodifikasi knowledge dan menempatkannya dalam repository knowledge yang dapat diakses oleh karyawan sesuai otoritasnya.
- KM diarahkan untuk mempertemukan antara orang yang memiliki knowledge (knowledge producer) dengan orang yang membutuhkan knowledge (knowledge consumer), pengelola knowledge harus dapat mengidentifikasi orang-orang yang memiliki knowledge tertentu dan mempertemukannya dengan orang-orang yang membutuhkannya.
- KM diarahkan memerankan kedua pilihan tersebut di atas sekaligus.
Keuntungan dan Manfaat Knowledge Management
- Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
- Meningkatkan kualitas penanganan pelanggan
- Mempercepat respon terhadap isu-isu bisnis yang penting.
- Meningkatkan keterampilan karyawan
- Meningkatkan produktifitas
- Meningkatkan profit.
- Berbagi praktek-praktek terbaik.
- Mengurangi biaya
- Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan
- Cara kerja yang lebih baik
- Meningkatkan pangsa pasar
- Menciptakan peluang-peluang bisnis baru
- Menyempurnakan pengembangan produk baru
- Sistem retensi karyawan lebih baik.
- Meningkatkan mutu produk dan layanan.
Giraldo (2005), menyebutkan empat peran utama teknologi bagi perusahaan global :
- Memelihara dan menjaga jejak dari data-data transaksi operasional.
- Menganalisis lingkungan bisnis
- Memberi dukungan dalam proses pengambilan keputusan.
- Meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan oleh
Daftar dari teknologi KM yang tersedia untuk perusahaan global :
• Portal
• Business Intelligence/Data Warehousing
• Document Management
• Intelligent Agents
• Search Engines
• Knowledge Resource Directories/Corporate Yellow Pages
• Customer Relationship Management (CRM)/Contact Management
• Messaging/E-Mail
• Groupware atau Collaboration Technologies
• Reminder/Web Calendars
• Decision Support Systems (DSS)
• Workflow and Tracking
• Web Casting
• E-Leaming/Web Based Training/Multimedia Based Training/Computer Based Training (CBT)
• Content Management
Faktor lainnya yang perlu diperhatikan dalam pemilihan teknologi adalah integrasinya dengan sistem-sistem informasi bisnis yang sebelumnya sudah dimiliki perusahaan.
Turban (2004), mengatakan bahwa teknologi KM harus dapat berintegrasi dengan:
– Decision Support Systems
– Artificial Intelligence
– Sistem basis data
– Customer Relationship Management (CRM).
– Supply Chain Management Systems
– Intranet dan Extranet korporasi.
Referensi :
link referensi di atas yg benar adalah: https://beritati.blogspot.co.id/2013/02/implementasi-knowledge-management.html
BalasHapusterima kasih