Peran Knowledge Management Dalam Organisasi PLN

Knowledge management berbicara tentang bagaimana mengelola pengetahuan agar dapat digunakan untuk mencapai keuntungan kompetitif bagi organisasi. Knowledge management merupakan proses atau praktek menciptakan, memperoleh, menangkap, berbagi, dan menggunakan pengetahuan, dimanapun berada, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja dalam organisasi (Scarborough et al, 1999 dalam Armstrong, 2010).

Salah satu contoh besarnya peranan knowledge management dalam meningkatkan kinerja organisasi dapat dilihat pada organisasi PLN di bawah kepemimpinan Dahlan Iskan. Sejak memimpin PLN, Dahlan Iskan berhasil melakukan beberapa gebrakan diantaranya bebas byar pet se Indonesiadalam waktu 6 bulan, gerakan sehari sejuta sambungan. Tahun 2010, PLN telah berhasil membangun PLTS di 5 pulau di Indonesia bagian Timur yaitu Pulau Banda, Bunaken Manado, Derawan Kalimantan Timur, Wakatobi Sulawesi Tenggara, dan Citrawangan. Selain itu, ia berhasil menanggulangi pemadaman bergilir di seluruh Indonesia, menyelesaikan IPP terkendala yang sudah begitu lama, mengatasi kacaunya tegangan listrik di berbagai wilayah (Aceh, Cianjur Selatan, Tangerang, dan banyak lagi).

Selama masa kepemimpinannya, Dahlan Iskan memanfaatkan semua sumber yang bisa digunakannya untuk memperoleh pengetahuan mengenai organisasi PLN, Ia menggunakan pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya dan membagikannya kepada seluruh jajaran staf PLN demi meningkatkan efektivitas organisasi tersebut. Selain mengandalkan pengetahuan yang dimilikinya, Dahlan Iskan juga banyak berkonsultasi dan mendengarkan orang yang dikenal memiliki integritas yang baik di lingkungan PLN. Dahlan Iskan juga sering meninjau langsung ke lapangan untuk melihat secara langsung situasi yang ada di lapangan.  Ia tidak hanya sekedar mengamati, tetapi juga menelusuri secara mendalam untuk mengetahui sumber utama permasalahan sehingga dapat mencari solusi terbaik. Sebagai pemimpin, Dahlan berusaha memberikan contoh nyata bagi bawahannya. Misalnya, ia disiplin berangkat pagi dan pukul 6.45 WIB sudah berada di kantor. Rapat direksi pun diubah menjadi puku17.00 WIB.

Untuk mengubah kinerja organisasi Dahlan Iskan menggunakan teknologi baru. Dia menggunakan teknologi terbaru untuk mengganti kerja pembangkit, juga teknologi untuk memperpendek jalur birokrasi. Struktur organisasi pun ikut berubah dengan adanya teknologi yang dibawa Dahlan Iskan. Tidak hanya itu, Dahlan Iskan juga membawa teknologi dalam bentuk manajemen manusia untuk mendekatkan diri dengan karyawan PLN. Juga mampu mempersatukan dan memotivasi karyawan PLN. Di berbagai forum, ia selalu membanggakan kualitas personal PLN yang menurutnya mengetahui semua persoalan yang dihadapi perusahaan dan juga tahu bagaimana cara menyelesaikannya.

Strategi knowledge management yang digunakan Dahlan Iskan adalahcodification strategy dan personalization strategy. Pada codification strategy, Dahlan Iskan menuangkan pengetahuannya melalui buku berjudul Dua Tangis dan Ribuan Tawa. Buku ini berisi kumpulan catatan CEO PLN Dahlan Iskan selama menjabat sebagai Dirut PLN. Catatan ini beredar di kalangan internal warga PLN sebagai bentuk komunikasi Dahlan Iskan kepada jajaran staffnya di PLN dari Sabang sampai Merauke. Sementara personalization strategy yang digunakan adalah dengan membagikan pengetahuan dengan menggunakan pendekatan person-to-person dimana pengetahuannya dibagikan melalui sharing dan forum dengan jajaran staf nya sehingga memungkinkan ia berdiskusi dan berbagi ide dengan para stafnya.

Sistem knowledge management yang digunakan Dahlan Iskan adalahgroupware, yaitu berbagi pengetahuan dengan menggunakan teknologi komunikasi informasi melalui internet. Dahlan Iskan menyalurkan jalan pikiran dan keinginannya melalui CEO’s Note. CEO’s Note ini ditulis sebulan sekali untuk seluruh karyawan PLN yang berjumlah 40.000 orang.

Isu-isu knowledge management yang ada di PLN diantaranya knowledge workers, yaitu mayoritas orang PLN adalah orang yang otaknya encer. Problem-problem sulit cepat mereka pecahkan. Sejak dari konsep, roadmapsampai aplikasi teknisnya. Serta latar belakang pendidikan orang PLN umumnya teknologi sehingga sudah terbiasa untuk berpikir logis. Isu selanjutnya adalah the significance of process and social capital and culture, yaitu gelombang internal yang menghendaki agar PLN menjadi perusahaan yang baik/maju ternyata sangat-sangat besar, intervensi dari luar yang biasanya merusak sangat minimal, serta iklim yang diciptakan oleh Menneg BUMN Bapak Mustafa Abubakar sangat kondusif yang memungkinkan lahirnya inisiatif-inisiatif besar dari korporasi. Selama masa kepemimpinannya, Dahlan Iskan juga menciptakan open culture untuk mendorong karyawan berbagi ide dan pengetahuan mereka dengan yang lain. Dalam PLN juga terdapat isu technology and people, dimana teknologi digunakan sebagai tempat penyimpanan sumber informasi sehingga dapat digunakan karyawan saat mereka membutuhkannya dan juga sekaligus sebagai peran pendukung dimana teknologi digunakan sebagai sarana komunikasi.

Dahlan Iskan memiiki peran yang sangat besar untuk mendukungknowledge management dalam perubahan PLN dimana ia membantu menciptakan budaya organisasi yang menekankan pentingnya berbagi pengetahuan dengan orang lain demi peningkatan kinerja organisasi dengan terlebih dahulu membagi pengetahuan yang dimilikinya kepada seluruh karyawannya, memberikan teladan kepada karyawannya untuk berkomitmen terhadap peningkatan kinerja PLN serta memberikan kepercayaan yang tinggi kepada para karyawannya dalam menyalurkan ide-ide mereka, memberikan motivasi kepada karyawannya, serta mengembangkan sistem teknologi komunikasi informasi yang memungkinkan semua karyawan PLN berkomunikasi dengan pimpinannya.

Referensi

Pengaruh Teknologi Dalam Organisasi, Studi Kasus PT PLN (Persero). (2010, 20 Oktober). Diakses pada 06 Mei 2012 dari  http://andpratama.blog.binusian.org/page/3/

Contoh kasus penerapan Knowledge Management dalam ITCP

ITCP (Indonesian Technical Cooperation Programmes). ITCP merupakan proyek yang dikembangkan oleh Sekretariat Kabinet Indonesia. Tujuannya untuk berbagi informasi dan keahlian antara Indonesia dengan negara berkembang lainnya. Aktivitas ITCP meliputi pelatihan; studi kunjungan; pertemuan kelompok yang mencakup area pertanian, pendidikan, informasi, sumber alam, perencanaan keluarga, dan sebagainya. Saat ini peserta ITCP tersebar sampai ke 90 negara dengan jumlah mencapai lebih dari empat ribu orang.

Semula proyek ini mengalami banyak kesulitan, tidak hanya dalam proses persiapan dan registrasi, melainkan juga pada proses dokumentasi dan pelaporan. Bagaimana menentukan jenis pelatihan yang paling dibutuhkan; bagaimana mencari dan menentukan kebutuhan akan pakar yang kompeten di bidangnya; bagaimana mengklasifikasikan laporan hasil suatu proyek atau studi agar dapat dimanfaatkan oleh negara lain; merupakan kendala yang dihadapi selama ini dan tidak dapat secara cepat dan optimal ditangani oleh administrasi manual.

Sekretariat Kabinet kemudian memutuskan untuk menggunakan aplikasi berbasis web sehingga kecepatan informasi dapat jauh lebih meningkat, mengingat luasnya area cakupan peserta ITCP. Dengan hanya bermodalkan program penjelajah (browser) dan koneksi ke internet, para peserta dapat dengan mudah memantau laporan proyek serta agenda pertemuan, serta memberikan masukan mengenai kebutuhan akan pelatihan serta pakar.

Masukan ini akan menjadi salah satu faktor penentu dalam pembuatan agenda kegiatan pelatihan ataupun studi. Kemudahan lainnya adalah dalam proses pencarian informasi. Data, dokumen, dan laporan sudah diklasifikasikan dengan beberapa kriteria yang diolah sedemikian rupa, sehingga informasi yang dihasilkan akan optimal dan tepat sesuai dengan kebutuhan dari peserta.

‘One stop service’

Pendekatan yang hampir serupa juga dilakukan oleh United Nations Development Programme (UNDP). UNDP menyediakan suatu fasilitas yang disebut one stop service kepada para stafnya agar dapat mengelola proyek-proyek UNDP di Indonesia. Disebut one stop service, karena semua perangkat lunak (Word, Excell, dan lain-lain), aplikasi database, jadwal kegiatan/kalendar, pendistribusian pekerjaan dan data dapat diakses dengan mudah melalui program penjelajah (browser). UNDP menggunakan program penjelajah agar semua informasi dapat tersaji secara visual, mulai dari proses pemantauan sampai dengan pendeteksian kemajuan dan perkembangannya.

Sistem manajemen proyek berbasis web di UNDP terintegrasi dengan database dan sistem surat-menyurat, sehingga pengguna dapat dengan mudah berkolaborasi baik melalui program e-mail, faksimile maupun dokumen melalui antarmuka (interface) yang sama. Guna mengurangi kesalahan, disediakan juga template untuk setiap dokumen yang sudah baku dan draft pada tiap tahapan proyek yang bila sudah diselesaikan, secara otomatis akan masuk ke langkah selanjutnya dan menjadi semacam tugas (task) untuk pengguna selanjutnya.

Proses aliran pekerjaan ini selain membuat proyek menjadi lebih efisien dan terorganisasi, juga memungkinkan semua pihak melihat sejarah setiap proyek, sehingga memudahkan untuk proses perencanaan selanjutnya seperti sistem database. Pada umumnya akses terhadap data-data yang berhubungan dengan proyek dibatasi dengan simpul-simpul keamanan yang terintegrasi pada tingkat pemakai dan pengelola database.

Sampai saat ini UNDP belum melakukan penghitungan secara rinci mengenai manfaat intranet terhadap pilihan sistem tanpa kertas (paperless system) ini, karena penerapannya baru sebatas penyediaan dokumentasi dalam bentuk intranet, internal memo, pendelegasian pekerjaan, pengumuman, dan katalog. Tapi yang jelas, proses pengambilan keputusan jadi lebih cepat dan efesien.

sumber : http://www.asmakmalaikat.com/go/buku/26082000_1.htm

*berdasarkan contoh kasus diatas, dapat dilihat bahwa Knowledge Management berfungsi pada ITCP.Selain melakukan kunjungan pelatihan dan studi kunjungan, mereka juga melakukan pelatihan dengan pakar yang kompeten di bidangnya. Dengan adanya knowledge management, proses aliran kerja menjadi lebih mudah, efisien dan terorganisasi, dan memungkinkan semua pihak melihat sejarah setiap proyek dan memudahkan proses pengerjaan selanjutnya.

Referensi :

http://lidyanovitas.blogspot.com/2012/12/contoh-kasus-penerapan-knowledge.html

Peran Budaya Orgnanisasi Dalam Knowledge Management

Budaya adalah fenomena kehidupan aktif yang diciptakan manusia bersama dan menciptakan ulang dunia tempat mereka hidup (Morgan, 1977)

Budaya Organisasi adalah pola asumsi dasar diciptakan, ditemukan, atau dikembangkan oleh  kelompok untuk belajar mengatasi masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal yang telah berfungsi baik dan dianggap valid untuk diajarkan kepada anggota baru sebagai

jalan terbaik untuk menerima, berpikir, dan merasakan dalam kaitannya dengan masalah

tersebut (Schein, 1999)

Elemen Kunci Budaya Organisasi :

•    Nilai lisan dan tertulis
•    Harapan eksplisit dan implisit perilaku anggotanya
•    Adat dan ritual
•    Kisah dan mitologi sejarah kelompok
•    Shop talk – bahasa digunakan dalam kelompok
•    Climate – perasaan ditimbulkan karena interaksi dengan orang lain/lingkungan
•    Metafora dan simbol

Rob Goffee and Gareth Jones yang membagi tipologi budaya organisasi ke dalam 4 kuadran yaitu :

•    Networked,
•    Fragmented,
•    Mercenary, dan
•    Komunal.

Tipologi Goffee and Jones didasarkan pada 2 konsep yaitu : Solidaritas dan Sosiabilitas.

Solidaritas adalah kecenderungan untuk saling dukung sementara Sosiabilitas adalah kecenderungan untuk berhubungan satu dengan lainnya. 

•   Fragmented adalah tipe budaya organisasi yang rendah baik dimensi Sosiabilitas maupun Solidaritasnya.
• Mercenary adalah tipe budaya organisasi dengan Solidaritas tinggi, sementara Sosiabilitas rendah.
• Komunal adalah tipe budaya organisasi dengan Sosiabilitas tinggi, sementara Solidaritas rendah.
• Akhirnya, Networked adalah tipe budaya organisasi dengan Sosiabilitas dan Solidaritas tinggi. 

Tipologi Goffee and Jones cukup bermanfaat dalam mendiagnosis sejumlah elemen dalam suatu budaya organisasi kendati kekurangan dua dimensi pokok dalam budaya organisasi:

• Hubungan antara organisasi dengan lingkungan eksternal dan
• Batasan fungsi manajemen. 

Karakteristik Lingkungan Budaya Berbagi Pengetahuan :

1.    Struktur reward (penghargaan)

2.    Keterbukaan dan transparansi

3.    Pendukung sharing – komunikasi dan kordinasi antar kelompok

4.    Trust (kepercayaan)

5.    Dukungan manajemen puncak

Budaya Sebagai Fondasi KM

•       Budaya corporate adalah komponen kunci untuk menjamin pengetahuan dan informasi kritikal mengalir dalam organisasi

•       Budaya berbagi pengetahuan dibangun atas dasar kepercayaan

•       Sistem komunikasi merupakan sarana penyebaran budaya

Transformasi Budaya :

1.    Orang melihat pemimpin untuk mengetahui apa yang penting dalam organisasi

2.    Budaya disebarluaskan melalui cerita dan mitos

3.    Dalam situasi krisis, pemimpin menunjukkan nilai dan asumsi

4.    Sistem reward dapat memperlihatkan apa yang dianggap penting

5.    Keputusan penting juga dapat memperlihatkan pentingnya nilai tertentu

6.    Pemimpin mengkomunikasikan pentingnya nilai melalui apa yang mereka puji dan kritik

Menciptakan Budaya Organisasi dalam sharing KM :

·         Jurnalis pengetahuan memulai interview orang-orang kunci untuk dokumentasi

·         Melaksanakan kumpul-bersama KM – sarapan, makan siang, informal meeting, dll

·         Membuat newsletter untuk publikasi inisiatif KM

·         Menjalankan proyek pilot KM – intranet, dll

·         Mendesain ulang ruang kerja yang memungkinkan tempat berkumpul

·         Mengubah kriteria evaluasi kinerja yang mengacu pada kompetensi berbagi pengetahuan

CMM merupakan mekanisme kualifikasi sebuah Software Development House yang dapat memberikan gambaran tentang kemampuan perusahaan tersebut dalam melakukan development software. Capability Maturity Model adalah sebuah model yang dikembangkan oleh Software Engineering Institute atas permintaan Departement of Defense(DOD) Amerika Serikat dengan tujuan membuat ujian saringan masuk bagi kontraktor yang mendaftarkan diri untuk menjadi konsultan

Pengertian secara harfiah:

• Capability, diartikan menjadi kapabilitas yang berarti kemampuan yang bersifat laten. Capability lebih mengarah kepada integritas daripada kapabilitas yang berarti itu sendiri. 
• Maturity,  berarti matang atau dewasa. Matang merupakan hasil proses. Dewasa merupakan hasil pertumbuhan

Model, didefinisikan sebagai suatu penyederhanaan yang representatif terhadap keadaan di dunia nyata

Secara keseluruhan pengertian CMM, yaitu:

CMM dapat didefinisikan sebagai  sebuah penyederhanaan yang representatif yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan sebuah software development house dalam menyajikan/membuat/mengembangkan perangkat lunak sebagaimana telah dijanjikan secara tertulis dalam perjanjian kerjasama. Sehingga bisa dikatakan bahwa CMM adalah mengukur.

Nilai-nilai yang dilihat dalam pengukuran tersebut:

•  Apa yang diukur (Parameter)
•  Bagaimana cara mengukurnya (Metode)
• Bagaimana standar penilaiannya (Skala Penilaian)
• Bagaimana Interpretasinya (Bagi Manusia)

Capability Maturity Model terdapat 5 level/skala kematangan yaitu :

• Initial

Ciri-ciri dari fungsi initial adalah tidak ada manajemen proyek, tidak adanya quality assurance, tidak adanya mekanisme manajemen perubahan (change management), tidak ada dokumentasi, adanya seorang ahli yang tau segalanya tentang perangkat lunak yang dikembangkan, dan sangat bergantung pada kemampuan individual.

• Repeatable

Ciri-ciri dari fungsi repeatable adalah kualitas perangkat lunak mulai bergantung pada proses bukan pada oprang, ada manajemen proyek sederhana, ada quality assurance sederhana, ada dokumen sederhana, ada software configuration management sederhana, tidak adanya knowledge management, tidak adanya komitmen untuk selalu mengikuti SDLC dalam kondisi apapun, tidak adanya stastikal control untuk estimasi proyek dan rentan perubahan struktur organisasi.

•  Defined

Ciri-ciri dari level Defined adalah SDLC sudah ditentukan, ada komitmrn untuk mengikuti SDLC dalam keadaan apapun, kualitas proses dan produk masih bersifat kualitatif atau hanya perkiraan saja, idak menerapkan Activity Based Costing, dan tidak adanya mekanisme umpan balik yang baku.

• Managed

Ciri-cirinya adalah sebagai berikut, sudah ada Activity Based Costing dan digunakan untuk estimasi proyek berikutnya, proses penilaian kualitas perangkat lunak dan proyek bersifat kuantitatif, terjadi pemborosan biaya untuk pengumpulan data karena proses pengumpulan data masih dilakukan secara manual, cenderung belum jelas disebabkan karena masnusia ketika diperhatikan perilakuknya cenderung berubah, tidak ada mekanisme pencegahan defect dan adanya mekanisme umpan balik

•  Optimized

Pengumpulan data secara automatis, adanya mekanisme pencegahan defect, adanya mekanisme umpan balik yang sangat baik, dan adanya peningkatan kualitas dari SDM dan juga peningkatan kualitas proses.

Hubungan CMM dengan Programming :

Programming atau pembuatan program dapat dibuat kesamaannya dengan CMM. Programming in small (coding red) ekivalen dengan CMM level

•    Programming in large (proyek managemen, documentasi, dll) ekivalen dengan CMM level 2. Keduanya dapat dikelompokan menjadi programming as art proccess karena tidak memiliki unsur engineering. Unsur engineering yang perlu ditambahkan adalah standarisasi (pembakuan) dan pengukuran.
• Jika sudah dilakukan standarisasi maka ekivalen dengan CMM level 3. Jika sudah ada pengukuran maka ekivalen dengan CMM level 4. Jika sudah sampai di level 4 maka programming dapat dianggap sebagai engineering process.
• Keseluruhan level dari 1-4 dapat dipandang sebagai programming as discreet process dimana tidak ada pengembangan berkelanjutan (life time quality improvment) . Baru pada level 5 programming dapat dianggap sebagai continues process dimana peningkatan kualitas sumber daya manusia dan proses dilakukan secara terus menerus.

Kegunaan CMM meliputi:

• Menilai tingkat kematangan sebuah organisasi pengembang perangkat lunak
• Memfilter kontraktor yang akan menjadi pengembang perangkat lunak
• Memberikan arah untuk peningkatan organisasi bagi top managemen di dalam sebuah organisasi pengembang perangkat lunak
• Sebagai alat bantu untuk menilai keunggulan kompetitif yang dimiliki sebuah perusahaan dibandingkan perusahaan pesaingnya.

Referensi :

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDYQFjAB&url=http%3A%2F%2Fiwankuliah.files.wordpress.com%2F2010%2F08%2Fkm-07-budaya-organisasi-km.ppt&ei=srGmUoeMN8jyrQehtYHoDw&usg=AFQjCNHrJEMxzAy4-cUPXU-jrYWkGzc3Hg&sig2=ln1JaSSi4o5NZ__48_2SRw

http://www.estylesoft.com/?id=317&pid=1

http://setabasri01.blogspot.com/2010/12/budaya-organisasi.html

Pengertian Knowledge Management

Pengertian Knowledge Management menurut para ahli antara lain:

• Menurut Bassi, Knowledge Management is the process of creating, capturing and using knowledge to enhance organizational performance.
• Menurut Blake, Knowledge Management is the process of capturing a company’s collective expertise wherever it resides- in databases, on papers, or in people’s head- and distributing it to wherever it can help produce the biggest payoffs.
• Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.
• Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat.
• Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation. (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan norma-norma.
• Menurut Laudon dan Laudon (2004, p64), knowledge management adalah sekumpulan proses yang dikembangkan dalam sebuah organisasi untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan menyebarkanknowledge.
• Menurut Thompson (2003, p291), knowledge management adalah kegiatan kritikal perusahaan yang memebutuhkan perhatian khusus, kemampuan untuk menyebarkan knowledge dan keahlian, dapat meningkatkan efektifitas organisasi.

referensi : http://mahesa35e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/01/24/knowledge-management/

Jenis Penerapan Knowledge Management

Jenis Penerapan Knowledge Management

Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah tacit versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge yang berbeda.

1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).

2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.

referensi: http://pengertianmanagement.blogspot.com/2012/11/pengertian-knowledge-management.html

Sejarah Knowledge Management

Sejarah Knowedge Management

Peradaban manusia bisa dibagi menjadi tiga periode, yaitu periode pertanian, periode industry, dan periode informasi. 

Periode pertanian ada masa dimana masyarakat bekerja dengan mengolah sumber daya alam. Sumber daya alam yang dibutuhkan oleh masyarakat pada periode ini adalah bahan mentah atau bahan yang berasal dari alam. Periode ini berlangsung selama 10.000 tahun, tetapi sampai sekarang pun periode ini masih berlanjut di negara bagian dunia ketiga. Masyarakat pertanian adalah masyarakat yang menggantungkan hidupnya sebagai petani yang merupakan suatu pekerjaan tanpa skill tertentu. Model produksi yang dihasilkan adalah pertanian, pertambangan, perikanan, dan peternakan. Institusi sosial mereka adalah bertani. Dasar teknologi yang dibutuhkan oleh masyarakat di era ini adalah teknologi yang cara kerjanya secara manual. Dapat dikatakan bahwa dalam era pertanian faktor yang menonjol adalah otot (Muscle) karena pada saat itu produktivitas ditentukan oleh otot.

Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah mesin (Machine). Era industri ditandai dengan berubahnya orientasi produksi ke penjualan. Ini berarti aspek menjual barang ke konsumen atau menarik hati konsumen untuk membeli barang harus lebih banyak digarap. Untuk itu mereka mengiklankan produk mereka melalui berbagai media. Pekerjaan masyarakat industri adalah sebagai pekerja/ buruh pabrik. Institusi sosial yang menampung mereka adalah pabrik logam. Media yang digunakan di era industri adalah media elektronik, seperti :  radio, film, dan televisi. Sumberdaya yang mereka butuhkan adalah modal. Teknologi yang mereka butuhkan adalah teknologi mesin pengolah. Keahlian SDM (Sumber Daya Manusia) yang mereka butuhkan adalah ahli mesin (pekerja dengan skillkhusus).

Era informasi masih berlangsung sejak tahun 1955 sampai sekarang. Masyarakat informasi disebut sebagai information workers atau pekerja informasi. Mereka mencari informasi untuk penelitian di universitas. Elemen yang dihasilkan atau diolah oleh masyarakat informasi adalah informasi (transmisi data dan komputer). Teknologi yang mereka butuhkan untuk bekerja adalah teknologi cerdas seperti komputer dan barang elektronik lainnya. Sumber daya yang dibutuhkan oleh masyarakat informasi adalah pengetahuan masyarakat informasi. Keahlian Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan adalah pekerja professional (dengan skill tinggi). Prinsip perkembangan di era informasi adalah penerapan pengetahuan dalam teknologi. Model produksi dalam bidang ekonomi adalah transportasi, perdagangan, asuransi, real estate, kesehatan, rekreasi, penelitian, pendidikan, dan pemerintahan. Masyarakat informasi menggunakan media interaktif, seperti : internet. Internet sangat dibutuhkan oleh masyarakat informasi. Hal itu terjadi karena dengan adanya internet, menjadikan semua aktivitas untuk memperoleh informasi menjadi sangat cepat, efisien, dan lancar. pada era informasi faktor yang menonjol adalah pikiran, pengetahuan (Mind).

Pengetahuan sebagai modal intelektual mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu organisasi. Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasi dimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan di dalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi.

Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan.

Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut memahami tujuan keberadaannya. Di antara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses adalah organisasi yang secara konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh di dalam organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya ke dalam teknologi dan produk serta layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. 

Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya. Dari sini dapat dilihat bahwa pengetahuan harus di kelola dengan baik. Pengelolaan pengetahuan atau manajemen pengetahuan ini dikenal dengan sebutan knowledge management.

Istilah Manajemen Pengetahuan baru marak digunakan sekitar tahun 1990.Walaupun pemikiran  mengenai manajemen pengetahuan telah berkembang pada tahun-tahun sebelumnya. Para pionir yang mengkajinya secara akademis diantaranya Peter Drucker di tahun 70-an, kemudian Karl-Erik Sveiby di akhir 80-an, serta Nonaka dan Takeuchi pada 1990. 

Perkembangan manajemen pengetahuan banyak dipengaruhi oleh perubahan waktu, ekonomi, sosial, dan teknologi. Globalisasi membawa kesempatan baru dan peningkatan kompetisi yang merupakan tantangan bagi organisasi-organisasi. Awalnya organisasi-organisasi terutama organisasi bisnis, mencoba mendongkrak produktifitas dan keuntungan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan teknologi jaringan. Manajemen pengetahuan pun sempat diidentikan dengan teknologi informasi.

Gupta dan Govidrajat (2000) menyangkal pernyataan itu dalam penelitiannya. Menurut mereka hal yang paling menentukan dalam keefektifan manajemen pengetahuan yaitu kondisi ekologi sosial organisasi yang meliputi budaya, struktur, sistem informasi, sistem penghargaan, proses, manusia, dan kepemimpinan. Saat ini manajemen pengetahuan sangat diminati oleh organisasi bisnis. Menurut sebuah studi di tahun 1997, walaupun baru 28 % perusahaan terbesar di Amerika Serikat dan Eropa mengaku sudah menerapkan manajemen pengetahuan, 50 % lainnya sedang bersiap-siap melaksanakannya, dan 93 % mengatakan sudah membuat rencana. Tiga tahun setelah itu sebuah studi lain menunjukkan bahwa 50 % dari perusahaan-perusahaan besar di dunia telah menerapkan manajemen pengetahuan.

Peningkatan pekerja yang melek huruf juga memacu revolusi industri yang memunculkan prosedur yang lebih rumit pada pekerjaannya. Sebagian dari prosedur ini memerlukan lebih dari sekedar menyerap informasi secara sederhana agar mampu melaksanakan, namun mereka memerlukan ketrampilan. Dan sebagian dari ketrampilan ini, tidak mudah diajarkan ke yang lainnya karena mereka memerlukan pengetahuan tacit.

Dengan prosedur yang lebih rumit pada setiap pekerjaan, jumlah pekerjaan tulis menulis meningkat, sehingga manajemen dokumen semakin dibutuhkan. Kemudian, banyaknya proses baru yang berlaku bagi pekerjaan dan penyiangan arsip untuk menjejaki proses tersebut mengakibatkan ditemukannya teknik manajemen ilmiah (scientific management) yang lahir untuk membantu mengorganisir dan membuat pekerjaan semakin efisien.

referensi : http://mahesa35e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/01/24/knowledge-management/